Tổ chức Quay phim Tour Team building Gala Dinner Mỹ Tho Tiền Giang giá rẻ chất

Thứ ba - 01/10/2024 03:14

Tổ chức Quay phim Tour Team building Gala Dinner Mỹ Tho Tiền Giang giá rẻ chất Chuyên tổ chức sự kiện Gala Team Building tại Mỹ Tho, Cai Lậy, Tiền Giang

Tổ chức Quay phim Tour Team building Gala Dinner Mỹ Tho Tiền Giang giá rẻ chất (1)

Tổ chức Quay phim Tour Team building Gala Dinner Mỹ Tho Tiền Giang giá rẻ chất Chuyên tổ chức sự kiện Gala Team Building tại Mỹ Tho, Cai Lậy, Tiền Giang

Tổ chức sự kiện cần những gì?

Xác định mục đích tổ chức sự kiện
Việc xác định rõ ràng mục đích tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng giúp bạn dễ dàng sáng tạo ý tưởng và xây dựng nội dung kịch bản phù hợp, đảm bảo đạt được hiệu quả như mong muốn.

Việc hiểu rõ mục đích tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ trong việc hình thành ý tưởng sáng tạo và xây dựng kịch bản nội dung một cách chính xác, hướng đến hiệu quả tốt nhất.

2. Xác định thời gian tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì?

Một số sự kiện có thời gian tổ chức đặc thù, chẳng hạn như khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ, cần được xem xét kỹ lưỡng về ngày, giờ phù hợp với phong thủy và mệnh của gia chủ. Trong khi đó, lễ kỷ niệm thành lập công ty thường diễn ra vào đúng ngày thành lập.

Với các sự kiện khác, thời gian tổ chức nên được ấn định vào cuối tuần. Nếu chọn ngày trong tuần, thời gian tốt nhất là sau 16h, khi mọi người không còn vướng bận công việc và có thể tham dự sự kiện một cách thoải mái và đầy đủ nhất.

Ngoài ra, khi xác định thời gian tổ chức, bạn cần lưu ý khoảng thời gian chuẩn bị. Thời gian chuẩn bị càng dài, sự kiện của bạn sẽ được tổ chức càng chỉn chu và hoàn hảo.

Dịch vụ in ấn quảng cáo, thiết kế thi công quảng cáo tại Mỹ Tho, Tiền Giang, Thiết kế website 0936658274 Mr. Tặng

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Tổ chức Quay phim Tour Team building Gala Dinner Mỹ Tho Tiền Giang giá rẻ chất (2)

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì để có một không gian ưng ý?

– Không gian: Phù hợp với tính chất sự kiện.

– Sức chứa: Phù hợp với quy mô sự kiện.

– Dịch vụ đa dạng: Phục vụ các nhu cầu như sự kiện ngoài trời, nhà hàng, teabreak…

– Chi phí: Thuê địa điểm phù hợp với ngân sách dự kiến.

– Vị trí: Dễ tìm kiếm, giao thông thuận tiện.

– Bãi đỗ xe: Có sẵn để phục vụ khách mời.

Một vấn đề bạn có thể gặp phải là khi tìm được địa điểm ưng ý, nơi đó đã được người khác đặt thuê. Vì vậy, nên có sẵn 2-3 phương án dự phòng về thời gian và khảo sát nhiều địa điểm. Điều này giúp bạn linh hoạt trong mọi tình huống.

Tổ chức Quay phim Tour Team building Gala Dinner Mỹ Tho Tiền Giang giá rẻ chất

4. Phân công nhiệm vụ cho từng nhóm

Khi tổ chức một sự kiện phức tạp với nhiều hạng mục cần xử lý, việc một cá nhân đảm nhiệm hết công việc là không khả thi. Do đó, việc thành lập ban tổ chức và phân công công việc cho từng nhóm thành viên là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp giảm tải khối lượng công việc mà còn đảm bảo sự kiện được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Phân công nhiệm vụ tổ chức sự kiện bao gồm:

Nhóm Ý Tưởng: Phụ trách lên ý tưởng về chủ đề, concept sự kiện, kịch bản chương trình, key moment, thiết kế, trang trí không gian sự kiện, và các ấn phẩm truyền thông như backdrop, thiệp mời, quà tặng. Đồng thời, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai truyền thông trước và sau sự kiện.
Nhóm Hậu Cần: Phụ trách đặt thuê các dịch vụ gồm phương tiện di chuyển (máy bay, tàu, xe), địa điểm tổ chức, lưu trú (khách sạn), ăn uống (nhà hàng), thiết bị (âm thanh, ánh sáng), nhân sự sự kiện (MC, ca sĩ, PG), và các dịch vụ media (quay phim, chụp hình).
Nhóm Điều Hành: Lên danh sách thành viên tham gia, xây dựng agenda chương trình, xin giấy phép tổ chức, quản lý rủi ro, giám sát, điều phối và vận hành sự kiện.

Bạn nên lập một checklist chi tiết cho từng nhóm để đảm bảo mọi khía cạnh được chuẩn bị kỹ càng và tránh thiếu sót.

Dịch vụ in ấn quảng cáo, thiết kế thi công quảng cáo tại Mỹ Tho, Tiền Giang, Thiết kế website 0936658274 Mr Tặng

5. Sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện

Sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện cần những gì?

Chọn chủ đề và concept sự kiện: Ý tưởng về chủ đề và concept phải xuất phát từ mục đích tổ chức sự kiện cũng như thông điệp bạn muốn truyền tải đến khách mời.
- Chủ đề (slogan): Nên ngắn gọn, súc tích, dễ nhớ, và xoay quanh thông điệp chính của sự kiện, không quá 10 từ.
- Concept: Đây là "linh hồn" của sự kiện, giúp làm nổi bật chủ đề thông qua thiết kế, trang trí không gian, ấn phẩm truyền thông, dress code, và key moment.
Xây dựng kịch bản chương trình sự kiện:
Có 3 loại kịch bản mà một sự kiện cần:
- Kịch bản sự kiện tổng quát: Chi tiết timeline và nội dung chính.
- Kịch bản MC: Kịch bản dẫn chương trình với ngôn từ được chuẩn bị kỹ lưỡng.

Kịch bản kỹ thuật: Dành cho đội ngũ kỹ thuật để điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, và trình chiếu phù hợp với nội dung chương trình.

Tổ chức Quay phim Tour Team building Gala Dinner Mỹ Tho Tiền Giang giá rẻ chất

6. Lên kịch bản chương trình sự kiện

Kịch bản là yếu tố quan trọng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và tạo nên thành công. Một kịch bản hấp dẫn, lôi cuốn người tham gia ngay từ đầu cần sự sáng tạo, nắm bắt thông điệp chính và hiểu rõ tổng thể chương trình. Để đảm bảo mọi tình huống đều được xử lý linh hoạt, người viết kịch bản phải dự trù trước các rủi ro và phương án giải quyết.

Mỗi loại hình sự kiện sẽ có những mục đích và tính chất riêng, do đó kịch bản chương trình cũng cần phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể: khai trương, ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, tất niên… Kịch bản cần tạo điểm nhấn và triển khai các hoạt động theo đúng kế hoạch để đạt được hiệu quả cao nhất.

Dịch vụ in ấn quảng cáo, thiết kế thi công quảng cáo tại Mỹ Tho, Tiền Giang, Thiết kế website 0936658274 Mr Tặng

7. Thi công sự kiện trước khi diễn ra

Dựa trên kịch bản chương trình đã xây dựng, mỗi thành viên được phân công cần có trách nhiệm và tinh thần nhiệt huyết để hoàn thành công việc được giao, đảm bảo không có sai sót xảy ra.

Ngoài ra, việc chuẩn bị các hạng mục chính và trang thiết bị cần thiết là điều rất quan trọng, vì mỗi sự kiện sẽ có những yêu cầu khác nhau. Các hạng mục cần được chú trọng bao gồm:

Dàn dựng sân khấu.
Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Thuê MC, PG, ca sĩ, hoặc nhóm nhảy.
Xin giấy phép tổ chức.
Gửi thiệp mời đến khách hàng.
Truyền thông, quảng bá cho sự kiện.

Những công tác chuẩn bị này sẽ giúp đảm bảo sự kiện được tổ chức chỉn chu và thành công.

Tổ chức Quay phim Tour Team building Gala Dinner Mỹ Tho Tiền Giang giá rẻ chất

8. Tiến hành sự kiện

Khi sự kiện bắt đầu, các công đoạn sau cần được thực hiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ:

Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in: Sắp xếp đội ngũ hỗ trợ khách mời khi đến tham dự sự kiện, hướng dẫn khách vào khu vực check-in và sắp xếp chỗ ngồi phù hợp.
Khai mạc sự kiện: Bắt đầu chương trình với phần mở màn hoành tráng, có thể là bài phát biểu của đại diện công ty hoặc màn trình diễn nghệ thuật để thu hút sự chú ý của khách mời.
Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản: Đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng theo lịch trình và kịch bản đã được phê duyệt, đồng thời quản lý chặt chẽ tiến độ để không bị gián đoạn.
Tổ chức phục vụ ăn uống (nếu có): Nếu sự kiện có phần tiệc, cần sắp xếp phục vụ chuyên nghiệp, đảm bảo đồ ăn và thức uống được cung cấp đúng lúc và chất lượng tốt.
Hỗ trợ các hoạt động giải trí: Tổ chức các hoạt động như trò chơi, game shows, bốc thăm trúng thưởng để làm không khí thêm phần sôi động và thu hút sự tham gia của khách mời.

Trong suốt quá trình tổ chức, việc kiểm soát chặt chẽ tiến độ, công việc, thời gian, vệ sinh và an toàn là điều cần thiết để đảm bảo sự kiện thành công mà không gặp sự cố. Nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh nào, ban tổ chức cần nhanh chóng xử lý và đưa ra phương án thay thế kịp thời.

Quảng Cáo Như Ý Mỹ Tho Tiền Giang tự hào là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện với giá cả cạnh tranh. Chúng tôi cung cấp dịch vụ cho các sự kiện đa dạng: